Apps, die unseren Fachhändlern die tägliche Arbeit erleichtern, eine Kundenreise im digitalen Zeitalter, „virtuelle Realität“, die den Verkaufsprozess unterstützt – am vergangenen Freitag und Samstag war es wieder soweit: Unsere zertifizierten Fachpartner, die Solarlux Aktiv-Partner, waren bei uns auf dem Solarlux Campus in Melle zu Besuch. Die 26. Aktiv-Partner-Fachtagung stand unter dem großen Thema „Alles digital, oder?“. Bis eine solche Veranstaltung mit knapp 130 internen und externen Teilnehmern perfekt läuft, ist allerdings eine Menge Vorbereitung nötig. Ein Tagungs-Countdown.

Schon mehrere Monate im Vorfeld des Tagungstermins beginnt die Themenfindung der kommenden Veranstaltung. „Für uns war es dieses Mal relativ einfach, ein übergreifendes Thema zu finden“, erzählt Geschäftsführer und Gesamtvertriebsleiter Jörn Greve. „Wir haben in den letzten Monaten unsere digitalen Aktivitäten sehr stark ausgebaut, einige eigene Apps entwickelt und das Thema Web noch mehr in den Vordergrund gestellt – „Digitalisierung“ als Hauptthema stand damit relativ schnell fest.“

Bis die Agenda allerdings konkret steht, die Einladungen verschickt und die Tagungsunterlagen erstellt sind, gehen noch viele Tage ins Land: Hotels für die Teilnehmer müssen gebucht, das Catering abgestimmt und die Abendveranstaltung geplant werden. Am Montag vor der Tagung ist dann bereits die Spannung greifbar, ab Mittwoch geht es dann richtig los: Unsere Kollegen aus dem Außendienst kommen ins Haus, die Technik wird geprüft, Tische gestellt und Catering vorbereitet. Im Marketing entstehen die Handouts, die Namensschilder, die letzten Unterlagen. Unsere wichtigsten Kollegen in dieser Phase: Haustechnik, IT und die Damen vom Empfang, die sich während der Veranstaltung um eine perfekte Bewirtung und einen reibungslosen Ablauf kümmern. Am Donnerstag folgt dann die große Generalprobe. Alle Vortragenden halten ihre Präsentationen unter „echten“ Bedingungen, die gesamte Veranstaltungstechnik wird gecheckt, die Workshops werden in Echtzeit durchgegangen. „Manchmal zeigt sich dann hier noch, wo es an der einen oder anderen Stelle hakt, sodass die Präsentationsfolien noch einmal angepasst oder die Präsentationen gekürzt werden müssen.“, berichtet Marketing Managerin Franziska John, die für das Handelsmarketing zuständig und damit inhaltlich intensiv mit der Veranstaltungsorganisation beschäftigt ist. „An diesem Tag steigt die Spannung spürbar – die optimale Vorbereitung zahlt sich dann aber während der Veranstaltung wirklich aus.“

Am Freitag ist es dann soweit, ab 10 Uhr strömen die Kunden ins Foyer, bekommen ihre Namensschilder, werden begrüßt und nutzen die Zeit zum Networking mit anderen Aktiv-Partnern. „Herzlich willkommen zur 26. Aktiv-Partner Fachtagung, die dieses Mal unter dem Thema „Alles digital, oder?“ steht“, begrüßt Jörn Greve die gut 100 Kunden, die sich im Foyer eingefunden haben.

Zu dieser Zeit beginnt im Marketing fast schon die Nachbereitung der Veranstaltung – denn wie sagte Sepp Herberger doch schon so schön: „Nach dem Spiel ist vor dem Spiel.“ In diesem Sinne freuen wir uns bereits jetzt auf die kommende Fachtagung am 26. Januar 2018!